Responsabilidad Y Coordinacion En Archivo

Responsabilidades

Generales: 

Todas las oficinas y funcionarios son responsables de la documentación resultante de su gestión. La función de archivo tiene un carácter vital, dinámico y permanente en la institución. 

Nivel de Sede: 

Consejo de Sede. Dicta las medidas necesarias para desarrollar en el contexto de la sede las Políticas y directrices de archivo. 

Comité de Archivo de Sede. Es el órgano asesor del Consejo de Sede en materia de archivos. Decide sobre las solicitudes de eliminación documental presentadas por el jefe de la unidad de Archivo, define la cantidad de archivos satélites que tendrá la sede y las medidas necesarias para su desarrollo y presenta las propuestas respectivas al Comité de Archivo de la Universidad. Estudia y decide sobre las modificaciones de las Tablas de Retención Documental que sean necesarias con posterioridad al aval del Comité de Archivo de la Institución. 

Vicerrectoría de Sede. Reglamenta dentro de su competencia las medidas establecidas por el Consejo Superior Universitario y el Consejo de Sede en materia de Archivos. 

Secretaría de Sede. Es la responsable del funcionamiento del Sistema de Archivo en la sede. Garantiza el cumplimiento de guías y circulares de trabajo de la Secretaría General y el Reglamento General de Archivo y expide las circulares que sean necesarias para garantizar este fin. Preside el Comité de Archivo de la Sede. Responde por el archivo de la sede. Supervisa la gestión de la Sección de Gestión Documental de la Sede. 

Sección de Gestión Documental Nivel Sede. Coordina la ejecución de los programas y proyectos que en materia de archivos se elaboren para la Sede, ejecuta las labores en materia de conservación y acceso de los fondos documentales del Archivo Central e Histórico bajo su custodia. En su carácter de unidad básica de planeación deberá elaborar el respectivo plan de desarrollo para la misma con la aprobación de la Secretaría de Sede. Efectúa la eliminación de documentos previa aprobación del Comité de Archivo de Sede y aprobación de la Secretaría General según procedimiento del Reglamento General de Archivos de la universidad. Asesora las dependencias de la Sede. Aplica el R.G.A.