Gestión Documental
Gestión de Archivo
Cuando hablamos de gestión de archivo ¿a qué nos referimos?, una de las definiciones cercanas sería la que nos proporcionan la Archivística en la que según Cruz Mundet [1] junto con la definición dada por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) (ICA) que se encuentra en el diccionario de terminología Archivística, la Archivística sería: “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”. Aquí se engloba dentro de los archivos a los documentos y Mundet los pone al mismo nivel de importancia.
La gestión documental tiene que ver con la gestión del conocimiento, el estudio de la necesidad de información y de cómo satisfacerla, el desarrollo y mantenimiento de las colecciones y de los archivos públicos o privados. Los servicios técnicos asociados, los sistemas de clasificación, las tipologías documentales, las herramientas de trabajo. La gestión hoy día puede ser considerada un arte como también lo era en la edad antigua, una arte en la administración, conservación y difusión del conocimiento. La Génesis nos da datos sobre los procedimientos administrativos y los pasos que se seguían.
Lo deseable de un sistema de gestión documental es que:
a) facilite el trabajar con la documentación que se va generando. Cada uno de los integrantes del equipo de trabajo tiene que saber que documentos tiene que guardar, cuando, cómo y dónde. Ha de saber cómo encontrar la documentación que necesita.
b) hacer posible la accesibilidad y transparencia de la información. Proporcionar no solo el acceso sino el intercambio y la distribución de los recursos, evitando duplicados, información innecesaria y pérdida de información.
c) mantener viva la memoria de la organización.
Atherton decía en 1983 que <salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una transferencia de información científica y tecnológica efectiva y de alcance mundial>. La misma autora nos ofrece un gráfico (figura 1), donde puede apreciarse cómo la fabricación de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. En este proceso el servicio de información de la empresa juega un papel importante.
Como señala Coll-Vinent[2] <La documentación no puede conformarse con sólo conferir al usuario potencial la seguridad de que aquello que busca está en alguna parte, sino que le ha de suministrar las gerramientas y técnicas para que separa con certeza en que parte y esto en tal medida qu el usuario pueda saber adónde ha de dirigirse y ha de poder encontrar en poco tiempo un documento aislado inmerso entre una gran masa de ellos>
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